Brauche ich eine Gefährdungsbeurteilung auch im kleinen Büro?

Warum das Büro keine Ausnahme ist

§ 5 des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet jeden Arbeitgeber, die Arbeitsbedingungen seiner Beschäftigten zu beurteilen. Der Paragraf nennt keine Mindestgröße, keine Branche und keine Ausnahme für Bürotätigkeit. Die Pflicht entsteht mit dem ersten Beschäftigten, und eine Teilzeitkraft zählt dabei genauso wie eine Vollzeitkraft.

Praktisch relevant wird das aus zwei Richtungen. Erstens fragt die Berufsgenossenschaft bei einer Besichtigung als Erstes nach der Gefährdungsbeurteilung. Zweitens ist sie die Grundlage für andere Pflichten: Ohne sie wissen Sie nicht, worüber Sie Ihre Beschäftigten jährlich unterweisen müssen (§ 12 ArbSchG).

Was im Büro tatsächlich hineingehört

Die Systematik kennt elf Gefährdungsfaktoren. In einem typischen Büro sind davon fünf wirklich einschlägig. Diese fünf sollten Sie sauber bearbeiten:

1. Stolpern, Rutschen, Stürzen. Der häufigste Bürounfall überhaupt: lose Kabel, volle Verkehrswege, Treppen. Dazu der Griff zum hohen Regalboden im Archiv, oft über einen Bürostuhl statt über einen sicheren Tritt.
2. Elektrische Betriebsmittel. Netzteile, Steckdosenleisten, Wasserkocher, Kaffeemaschine. Diese Geräte müssen regelmäßig geprüft werden, und beschädigte Geräte müssen sofort aus dem Verkehr.
3. Beleuchtung und Raumklima. Blendung am Bildschirm, zu wenig Licht im Winter, Zugluft, Temperatur. Die ASR A3.4 legt hier konkrete Werte fest.
4. Sitzen und Bildschirmarbeit. Dauerhaft sitzende Tätigkeit belastet Rücken, Nacken und Augen. Anhang Nr. 6 der Arbeitsstättenverordnung stellt eigene Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze.
5. Psychische Belastung. Der am häufigsten vergessene Punkt, obwohl § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG ihn ausdrücklich nennt. Gemeint sind die Arbeitsbedingungen: ständige Unterbrechungen, Termindruck, Arbeitsmenge, Alleinarbeit. Nicht gemeint ist der Gesundheitszustand einzelner Personen.

Was Sie im Büro weglassen dürfen

Genauso wichtig ist die andere Richtung. In einem reinen Bürobetrieb sind in der Regel nicht einschlägig: Biostoffe, thermische Gefährdungen, Lärm und Vibration, Strahlung sowie Explosionsgefahr. Auch Gefahrstoffe entfallen meistens, weil Toner in geschlossenen Systemen steckt.

Eine Ausnahme lohnt den zweiten Blick: Sobald jemand im Betrieb selbst putzt oder desinfiziert, sind Gefahrstoffe im Spiel. Dann greift die TRGS 400, und die Beurteilung darf nur noch von fachkundigen Personen durchgeführt werden.

Wie die Dokumentation aussehen muss

§ 6 ArbSchG schreibt keine bestimmte Form vor, weder ein Formular noch eine Software. Erkennbar sein müssen drei Dinge: das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. In der Praxis heißt das je Gefährdung eine Zeile mit Maßnahme, Verantwortlichem und Termin.

Ein verbreiteter Irrtum: Die Beurteilung sei mit dem Abheften erledigt. Sie ist ein Arbeitsdokument. Ändert sich etwas, kommt ein Raum dazu, wird ein Arbeitsplatz umgestellt, passiert ein Unfall, dann wird sie fortgeschrieben. Eine feste Frist wie „alle drei Jahre“ gibt es im Arbeitsschutzgesetz nicht.

Was Sie als Kleinbetrieb dagegen wirklich nicht brauchen

Rund um die Gefährdungsbeurteilung kursieren Anforderungen, die kleine Betriebe gar nicht treffen. Zur Entlastung, mit Schwellenwerten:

• Grundbetreuung mit festen Einsatzzeiten: erst ab 21 Beschäftigten (DGUV Vorschrift 2, Anlage 2). Bis 20 genügt die anlassbezogene Form nach Anlage 1, ohne feste Stundenkontingente und ohne verpflichtende Regelbegehung. Eine Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft ist allerdings ab dem ersten Beschäftigten Pflicht.
• Arbeitsschutzausschuss: erst bei mehr als 20 Beschäftigten (§ 11 ASiG).
• Sicherheitsbeauftragte: erst ab 50 Beschäftigten. Zwischen 21 und 49 nur, wenn eine besondere Gefährdung vorliegt (§ 22 SGB VII).

Der pragmatische Weg für ein kleines Büro

Für ein Büro mit fünf bis zehn Personen ist die Gefährdungsbeurteilung überschaubar. Gehen Sie die Räume durch, halten Sie je Bereich die fünf oben genannten Themen fest, legen Sie zu jedem eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin fest, und unterweisen Sie Ihr Team einmal jährlich auf dieser Grundlage.

Wenn Sie das nicht selbst schreiben möchten: unser Fragebogen führt Sie in etwa zehn Minuten durch genau diese Punkte und erzeugt daraus ein vollständiges Dokument als Excel und PDF. Ob eine fachkundige Prüfung für Sie sinnvoll ist, zeigt der kostenlose Schnell-Check. Pflicht ist sie nicht: Der Arbeitgeber darf die Gefährdungsbeurteilung selbst fachkundig verantworten. Die Prüfung liefert den dokumentierten Nachweis, dass eine qualifizierte Fachkraft mitgewirkt hat.